Veelgemaakte Fouten bij Microsoft 365 Backup

“Mijn data staat in de cloud, dus die is veilig.” Dit is een van de gevaarlijkste aannames die MKB-ondernemers maken over Microsoft 365. In dit artikel bespreken we de veelgemaakte fouten bij Microsoft 365 backup en hoe je ze vermijdt.

De grote misvatting: Microsoft back-upt alles

Laten we beginnen met het belangrijkste misverstand: Microsoft zorgt wel voor de infrastructuur (dat de servers draaien), maar niet voor jouw data.

Microsoft is verantwoordelijk voor:

• Beschikbaarheid van de dienst
• Fysieke beveiliging van datacenters
• Infrastructuur en hardware

Jij bent verantwoordelijk voor:

• Je eigen data
• Toegangsbeheer
• Bescherming tegen gebruikersfouten en cyberaanvallen

Fout 1: Vertrouwen op de prullenbak

“Als ik iets verwijder, kan ik het toch terughalen uit de prullenbak?”

Ja, maar met beperkingen:

Na deze periodes is je data permanent weg. Er is geen “Microsoft support bellen om het terug te halen”.

Fout 2: Geen bescherming tegen ransomware

Ransomware is een van de grootste dreigingen voor bedrijven. En hier wordt het interessant: als ransomware je bestanden versleutelt, synchroniseert OneDrive die versleutelde versies netjes naar de cloud.

Je hebt dan versleutelde bestanden op je laptop én in de cloud. Geen van beide bruikbaar.

Microsoft biedt wel “versiegeschiedenis” waarmee je terug kunt naar eerdere versies. Maar:

• Dit werkt alleen voor OneDrive/SharePoint bestanden
• Het kan arbeidsintensief zijn bij veel bestanden
• Er is een limiet aan het aantal versies
• Ransomware kan ook versies verwijderen

Fout 3: Email als archief gebruiken

“Al mijn belangrijke documenten staan in mijn email, dus die zijn veilig.”

Dit is om meerdere redenen problematisch:

Fout 4: Geen backup van Teams data

Microsoft Teams is voor veel bedrijven het hart van de communicatie geworden. Maar wat wordt er eigenlijk opgeslagen, en waar?

Data type	Locatie
Chats	Exchange Online / Azure
Bestanden in Teams	SharePoint
Vergaderrecordings	OneDrive of SharePoint
Wiki’s	SharePoint
Teams configuratie	Geen standaard backup

Het probleem: deze data is verspreid over meerdere diensten, elk met eigen retentiebeleid. Een integrale Teams-backup is niet standaard.

Fout 5: Denken dat compliance features hetzelfde zijn als backup

Microsoft 365 biedt features zoals Litigation Hold, Retention Policies en eDiscovery. Deze zijn ontworpen voor compliance en juridische zaken, niet voor backup en recovery.

Fout 6: Geen backup-strategie voor vertrokken medewerkers

Wat gebeurt er als een medewerker vertrekt?

Als je dan ontdekt dat je iets nodig hebt uit die mailbox… pech.

Wat is de oplossing?

Een echte Microsoft 365 backup-strategie omvat:

1. Third-party backup oplossing

2. De 3-2-1 regel toepassen

Voor Microsoft 365 betekent dit: origineel in Microsoft + backup in aparte cloud + eventueel lokale kopie.

3. Regelmatig testen

Een backup die je nooit test, is geen backup. Doe periodiek restore-tests om te verifiëren dat:

• Backups compleet zijn
• Restore daadwerkelijk werkt
• Recovery-tijd acceptabel is

4. Documenteren en trainen

Zorg dat meerdere mensen weten hoe backups werken, hoe je iets herstelt, en wie verantwoordelijk is.

De kosten van niet back-uppen

Veel bedrijven vinden backup “te duur”. Vergelijk het echter met de kosten van dataverlies:

• Verloren productiviteit (bestanden opnieuw maken)
• Juridische risico’s (compliance-data kwijt)
• Reputatieschade (klantdata verloren)
• Ransomware-losgeld (als je geen alternatief hebt)

Conclusie

Microsoft 365 is een geweldige productiviteitssuite, maar het is geen complete backup-oplossing. De verantwoordelijkheid voor je data ligt bij jou.

De goede nieuws: een goede backup-strategie is niet complex of duur. De slechte nieuws: veel bedrijven ontdekken dit pas als het te laat is.